CODICE ETICO
PRINCIPI ETICI E VALORI CHE ISPIRANOLA CULTURA E LA CONDOTTA AZIENDALE
DEFINIZIONI
Nel Codice Etico:
– per “Var” si intende “Var Società a responsabilità limitata”;
– per “Destinatari” si intendono i dipendenti, i collaboratori di VAR, i soci di VAR, nonché tutti coloro che operano all’interno di VAR per il raggiungimento degli obiettivi di VAR stessa;
– per “Interlocutori” si intendono i clienti, i fornitori ed i partner d’affari, nonché, più in generale, tutte quelle categorie di individui, gruppi e/o istituzioni, il cui apporto è richiesto per realizzare la missione di VAR e/o che hanno comunque un interesse in gioco nel suo perseguimento.
INTRODUZIONE
Questo Codice esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli affari
e delle attività aziendali assunte da VAR.
Il Codice Etico negli affari è un insieme di principi e regole la cui osservanza da parte dei Destinatari è di fondamentale importanza per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione di Var, costituendo un patrimonio decisivo per il successo dell’impresa.
Il Codice Etico si propone di improntare a correttezza, lealtà, integrità e trasparenza, le operazioni, i comportamenti, i modi di lavorare e i rapporti sia interni, sia nei confronti di soggetti esterni.
I Destinatari del Codice Etico sono tenuti a conoscerne il contenuto e a contribuire alla sua attuazione e al suo miglioramento. Qualora ne violino le regole, essi ledono il rapporto di fiducia con l’azienda.
Le attività di VAR sono primariamente rivolte a sostenere l’organizzazione e a trovare al suo interno risposte nuove per problemi sempre mutevoli.
Vengono investite risorse economiche, umane, intellettuali e organizzative necessarie per la messa a punto di progetti di intervento manageriale e formativo mirati a sostenere l’analisi, lo sviluppo e l’innovazione per i diversi contesti del lavoro organizzato.
Il valore della reputazione
La buona reputazione è una risorsa immateriale essenziale, la quale favorisce la fedeltà dei clienti, l’attrazione delle migliori risorse umane, la serenità dei fornitori, l’affidabilità verso i creditori.
Il valore della reciprocità
Questo Codice è improntato a un ideale del cooperare, in vista di un reciproco vantaggio delle parti coinvolte nel rispetto del ruolo di ciascuno; richiede, perciò, che ciascun Destinatario ed Interlocutore agisca nei suoi confronti secondo principi e regole ispirate ad un’analoga idea di condotta etica.
- PRINCIPI GENERALI
I Destinatari del Codice Etico devono sempre attenersi ai seguenti principi guida:
Imparzialità
Nelle decisioni che influiscono sulla scelta dei clienti, la gestione del personale o l’organizzazione del lavoro, la selezione e la gestione dei fornitori, i rapporti con la comunità circostante e le istituzioni che la rappresentano, VAR evita ogni discriminazione in base all’età, al sesso, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose dei suoi interlocutori.
Legalità
Nell’ambito della loro attività professionale, i dipendenti e/o collaboratori di VAR sono tenuti a rispettare con diligenza, oltre al presente Codice Etico, le leggi e i regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui opera la società. In nessun caso il perseguimento dell’interesse di VAR può giustificare una condotta non onesta.
Correttezza in caso di potenziali conflitti di interesse
Nella conduzione di qualsiasi attività devono sempre evitarsi situazioni ove i soggetti coinvolti siano o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse con VAR; con ciò si intende qualsiasi caso in cui un collaboratore persegua un interesse diverso dalla missione di impresa o tragga un vantaggio personale dalle opportunità d’affari dell’impresa.
Riservatezza
VAR assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti. Inoltre, i collaboratori di VAR sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della propria attività.
Valorizzazione dell’investimento azionario
VAR si adopera affinché i risultati economici di gestione siano tali da salvaguardare ed accrescere il valore dell’impresa.
Valore delle risorse umane
I collaboratori di VAR sono un fattore indispensabile per il suo successo. Per questo motivo, VAR tutela e promuove il valore delle persone allo scopo di migliorare ed accrescere il patrimonio e la competitività delle competenze possedute da ciascun collaboratore. VAR si impegna a fare in modo che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, evitandone ogni abuso. In particolare, VAR garantisce che l’autorità non si trasformi in esercizio del potere lesivo della dignità del collaboratore.
Integrità della persona
VAR garantisce l’integrità fisica e morale dei suoi dipendenti e collaboratori, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri. Perciò non sono tollerate richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la legge e il Codice Etico, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di ciascuno.
Correttezza ed equità nei contratti
I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti. Chiunque operi in nome e per conto di VAR non deve approfittare di lacune contrattuali o di eventi imprevisti, per rinegoziare il contratto al solo scopo di sfruttare la posizione di dipendenza o di debolezza nelle quali l’interlocutore si sia venuto a trovare.
Qualità dei servizi e dei prodotti
VAR orienta la propria attività alla soddisfazione ed alla tutela dei propri clienti dando ascolto alle richieste che possono favorire un miglioramento della qualità dei servizi. Per questo motivo, VAR indirizza le proprie attività di ricerca e sviluppo ad elevati standard di qualità e continuità dei propri servizi.
Concorrenza leale
VAR intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione dominante.
Trasparenza delle operazioni
Tutte le azioni, le operazioni, le transazioni e in generale i comportamenti tenuti e seguiti da dipendenti e collaboratori di VAR, in merito alle attività svolte nell’esercizio delle funzioni di propria competenza e responsabilità, devono essere improntati alla massima correttezza, trasparenza, obiettività.
Per le operazioni che hanno un’incidenza particolare sul rapporto con gli Interlocutori deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento, nonché la rintracciabilità e quindi l’individuazione di chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.
In particolare, le operazioni contabili devono essere correttamente registrate secondo i criteri indicati dalla legge e dai principi contabili.
Rapporti con la collettività e tutela ambientale
Avendo un forte legame con il territorio e consapevole che le proprie attività incidono sulla qualità della vita del territorio stesso, VAR si impegna inoltre ad investire in innovazione per migliorare il livello qualitativo dei servizi erogati, garantendo la salvaguardia delle risorse naturali.
Efficienza, efficacia ed economicità
In ogni attività lavorativa devono essere utilizzati gli standard qualitativi più avanzati, avendo come obiettivo l’efficienza e l’efficacia della propria azione nonché l’economicità della gestione.
- CRITERI DI CONDOTTA
I Destinatari del Codice Etico devono sempre attenersi ai criteri di condotta di seguito indicati:
2.1 Relazioni con i collaboratori
2.1.1. Selezione del personale
La valutazione del personale da impiegare è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli attesi ed alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati, evitando favoritismi, nepotismi o forme di clientelismo nelle fasi di selezione e assunzione (per esempio evitando che il selezionatore sia legato da vincoli di parentela con il candidato).
Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato.
2.1.2. Costituzione del rapporto di lavoro
Non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare.
Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni collaboratore riceve accurate informazioni relative a:
– caratteristiche della funzione e del ruolo da svolgere;
– elementi normativi e retributivi;
– norme e procedure da adottare al fine di evitare i possibili rischi per la salute degli associati all’attività lavorativa;
– contenuto del Codice Etico.
Tali informazioni sono presentate al collaboratore e/o socio in modo tale che lo stesso ne abbia un’effettiva comprensione.
2.1.3. Tutela della privacy
La privacy dei collaboratori è tutelata adottando standard che specificano le informazioni che l’impresa richiede al collaboratore e le relative modalità di trattamento e conservazione. È esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata dei collaboratori. E’ inoltre vietato, fatte salve le ipotesi previste dalla legge, comunicare e/o diffondere i dati personali dei collaboratori senza previo consenso degli interessati.
2.1.4. Integrità e tutela della persona
VAR si impegna a tutelare l’integrità morale dei collaboratori garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo motivo salvaguarda i lavoratori da atti di violenza fisica e/o psicologica e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona e delle sue convinzioni.
Il collaboratore di VAR che ritiene di essere stato oggetto di molestie o di essere stato discriminato per motivi legati all’età, al sesso, alla sessualità, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, ecc., può segnalare l’accaduto all’Organismo di Vigilanza che valuterà l’effettiva violazione del Codice Etico.
2.1.5. Gestione del personale
VAR evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri collaboratori.
Nell’ambito dei processi di gestione e sviluppo del personale, così come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori.
L’accesso a ruoli e incarichi è anch’esso stabilito in considerazione delle competenze e delle capacità; inoltre, compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, sono favorite quelle flessibilità nell’organizzazione del lavoro che agevolano la gestione dello stato di maternità e in generale della cura dei figli.
Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il tempo di lavoro dei collaboratori richiedendo prestazioni coerenti con l’esercizio delle loro mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro.
E’ assicurato il coinvolgimento dei collaboratori nello svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e decisioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali.
2.1.6. Sicurezza e salute
VAR si impegna a diffondere e consolidare, anche con azioni preventive, una cultura della sicurezza per i lavoratori, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori.
Obiettivo di VAR è proteggere le proprie risorse umane, patrimoniali e finanziarie, ricercando le sinergie necessarie non solo all’interno delle Società, ma anche con i fornitori, le imprese ed i clienti coinvolti nella propria attività.
2.1.7. Doveri dei dipendenti e/o collaboratori
Il collaboratore deve agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi assunti con il contratto di lavoro e le disposizioni del Codice Etico assicurando le prestazioni richieste e deve inoltre conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità.
I collaboratori di VAR si impegnano a mantenere riservate le informazioni sensibili riguardanti VAR, in qualsivoglia modo acquisito, in forma scritta od orale.
I collaboratori di VAR sono tenuti a dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate in modo tale che, nell’impostare i rapporti con l’azienda, gli Interlocutori siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti. Tutti coloro che rappresentano VAR sono tenuti, in particolare, ad ispirare il proprio comportamento nei confronti di clienti, di potenziali clienti, di fornitori o di partner commerciali, a principi di massima trasparenza ed eticità.
Tutti i collaboratori di VAR sono tenuti ad evitare le situazioni in cui si possono manifestare conflitti di interessi e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.
Ogni collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo.
In particolare, ogni collaboratore deve evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse di VAR.
Per quanto riguarda le applicazioni informatiche ogni collaboratore è tenuto a:
– adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
– non inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale;
– non navigare su siti internet con contenuti indecorosi e offensivi.
2.2 Relazioni con i soci
2.2.1. Trasparenza verso il mercato
VAR persegue la propria missione assicurando la piena trasparenza delle scelte effettuate; pertanto adotta modelli di organizzazione e gestione per garantire correttezza e veridicità alle comunicazioni sociali (bilanci, relazioni periodiche, prospetti informativi ecc.) e per prevenire la commissione di reati societari quali falso in bilancio, false relazioni o comunicazioni alle società di revisione, false comunicazioni a organismi di vigilanza, ecc.
Tutta la comunicazione finanziaria di VAR si caratterizza non solo per il mero rispetto dei disposti normativi, ma anche per il linguaggio comprensibile, l’esaustività, la tempestività e la simmetria informativa nei confronti di tutti i comuni soci.
2.2.2. Trasparenza verso i soci
VAR crea le condizioni affinché la partecipazione dei soci alle decisioni di loro competenza sia diffusa e consapevole, pertanto promuove la parità di informazione e, inoltre, tutela l’interesse della società e della totalità dei soci da azioni intentate da coalizioni di soci volte a far prevalere i loro interessi particolari.
2.2.3. Doveri dei soci
I soci di VAR devono attenersi al Codice Etico e rispettare tutti i principi ivi contenuti, garantendo una partecipazione assidua ed informata alle adunanze ed attività degli organi.
2.3 Relazioni con gli Interlocutori
2.3.1. Trattamento delle informazioni
Le informazioni degli Interlocutori sono trattate da VAR nel pieno rispetto della riservatezza e della privacy degli interessati. A tal fine sono applicate e costantemente aggiornate politiche e procedure specifiche per la protezione delle informazioni. In particolare VAR
– definisce un’organizzazione per il trattamento delle informazioni che assicuri la corretta separazione dei ruoli e delle responsabilità;
– classifica le informazioni per livelli di criticità crescenti, e adotta opportune contromisure in ciascuna fase del trattamento;
– sottopone i soggetti terzi che intervengono nel trattamento delle informazioni alla sottoscrizione di patti di riservatezza.
2.3.2. Regali, omaggi e benefici
Non è ammesso offrire o accettare alcuna forma di regalo che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia o, comunque, rivolta ad influenzare il normale decorso delle trattative commerciali o ad ottenere trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile a VAR.
Omaggi e atti di cortesia sono quindi consentiti solo se di modico valore o comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di VAR.
Si precisa che per regalo si intende qualsiasi tipo di beneficio (agevolazioni sulla prestazioni offerte, promessa di un’offerta di lavoro, ecc.).
2.3.3. I contratti e le comunicazioni ai clienti
I contratti con i clienti di VAR e in genere tutte le comunicazioni agli stessi devono essere:
– chiari e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello corrente;
– conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette;
– completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente.
2.3.4. Comportamento nei confronti dei clienti
Lo stile di comportamento di VAR nei confronti della clientela è improntato alla disponibilità, al rispetto e alla cortesia e, a parità di condizioni tecnico commerciali, all’imparzialità di trattamento, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità. Inoltre VAR si impegna a limitare gli adempimenti richiesti ai suoi clienti e ad adottare procedure di pagamento semplificate e sicure.
2.3.5. Scelta del fornitore
I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per VAR e alla concessione, a parità di requisiti tecnici qualitativi, delle pari opportunità per ogni fornitore; sono inoltre fondati su comportamenti precontrattuali e contrattuali tenuti nell’ottica di un’indispensabile e reciproca lealtà, trasparenza e collaborazione.
In particolare, nella scelta tra fornitori in concorrenza tra loro, VAR valuterà gli elementi di decisione in modo imparziale, con l’obiettivo di fornire ai propri clienti la soluzione e le competenze migliori sia in termini qualitativi che economici.
2.3.6. Utilizzo dei prodotti software di altre aziende
La legislazione italiana tutela il software con specifiche leggi, in linea con l’evoluzione tecnologica e con le direttive dell’Unione Europea, che prevedono sanzioni penali ed amministrative per chi viola tali leggi.
In particolare, l’uso di copie e la duplicazione illegale di software, costituisce un reato che comporterebbe gravi conseguenze per Var e per gli Interlocutori, non da ultimo in termini di immagine dell’azienda.
Inoltre, la legge vigente prevede azioni incisive e sanzioni amministrativo-pecuniarie per chi acquista software non originale.
In questi termini e sulla base delle normative vigenti, VAR si impegna a utilizzare/fornire sempre prodotti software originali, o in copia autorizzata, in particolare se si tratta di prodotti di terze parti, necessari al completamento di una specifica soluzione. Tali prodotti dovranno essere corredati da licenza d’uso.
- ATTUAZIONE E CONTROLLO
3.1 Adozione e valenza del Codice Etico
I meccanismi di adozione, governo e controllo interno di applicazione del Codice Etico sono finalizzati all’integrazione delle strategie, delle politiche e delle procedure aziendali con i principi ed i valori etici condivisi, nonché alla verifica ed al controllo della conformità delle azioni e dei comportamenti rispetto alle norme etiche condivise.
Il Codice Etico è affisso in azienda in luogo accessibile a tutti (bacheca) e/o sul sito internet di VAR (www.var.srl). In ogni caso si presume che tutti i Destinatari del Codice siano a conoscenza dei principi dello stesso.
Il Codice Etico è inoltre portato a conoscenza di tutti gli Interlocutori e comunque di tutti coloro con i quali VAR intrattiene rapporti d’affari.
I valori ed i principi che VAR intende affermare attraverso il Codice Etico saranno trasfusi nell’attività di formazione, mirata a creare condivisione sui contenuti del Codice Etico, fornendo anche strumenti di consapevolezza e di conoscenza dei meccanismi e delle procedure per tradurre i principi etici in comportamenti da tenersi concretamente nell’operatività quotidiana.
3.2 Organismo di vigilanza per controllo interno in materia di attuazione/controllo
del Codice Etico
Viene istituito l’Organismo di Vigilanza per il controllo interno in materia di attuazione e controllo del Codice Etico, costituito dai membri del CDA al fine di:
– ricevere ed analizzare le segnalazioni di violazione del Codice Etico prendendo decisioni in materia di violazioni del Codice con applicazione delle relative sanzioni;
– esprimere pareri vincolanti in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e procedure aziendali, allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice Etico;
– garantire lo sviluppo delle attività di comunicazione e formazione etica; provvedere alla revisione periodica del Codice Etico.
3.3 Segnalazione di inosservanze
Le segnalazioni di eventuali inosservanze del presente Codice possono essere inserite nell’apposita cassetta collocata presso la sede aziendale di Corso Magenta, 32– 20123 Milano, accessibile unicamente dall’Amministratore e legale rappresentante.
VAR garantisce chi effettua segnalazioni in buona fede da qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando loro la massima riservatezza, fatti salvi gli obblighi di legge.
3.4 Violazioni del Codice Etico
L’Organismo di Vigilanza per il controllo interno in materia di attuazione e controllo del Codice Etico analizza le segnalazioni di inosservanze e valuta la necessità di adottare i conseguenti provvedimenti, ispirandosi, ove non si configurino comportamenti fraudolenti o attuati in violazione di specifiche normative di legge, contrattuali o regolamentari, ad un approccio costruttivo che rafforzi la sensibilità e l’attenzione dei singoli circa il rispetto dei valori e dei principi affermati nel presente Codice Etico.
3.5 Sanzioni
La violazione del Codice Etico costituisce inadempimento alle obbligazioni contrattuali del rapporto di collaborazione professionale, nonché alle obbligazioni scaturenti da rapporto di lavoro autonomo, di fornitura e da altri rapporti contrattuali intrattenuti da soggetti terzi con VAR, con ogni conseguente effetto di legge e di contratto.
In particolare, in caso di violazione delle predette regole, trovano applicazione tutte le norme di legge, di contratto, di regolamento aziendale, nonché le disposizioni contenute nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001, riguardanti le procedure disciplinari e il relativo apparato sanzionatorio.